Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: кто обязан перейти на ЭПД

Новые требования затрагивают перевозчиков, экспедиторов, поставщиков, производителей, торговые организации, склады, кафе, рестораны — всех, кто возит или получает товары. При этом обязанность зависит не от режима налогообложения и не от размера бизнеса, а от одного обстоятельства: заключается ли договор перевозки груза.

Что меняется с 1 сентября 2026 года

Главное изменение — обязательный переход с бумажных перевозочных документов на электронные. Обязанность установлена Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

Отдельно проговорю то, из-за чего чаще всего возникает недоразумение: отсканировать бумажную накладную и отправить PDF по почте — это не электронный перевозочный документ. ЭПД создаётся в утверждённом формате, подписывается электронной подписью и передаётся через аккредитованного оператора. Файл, сделанный любым другим способом, юридически остаётся ничем.

Какие документы придётся оформлять электронно

Путевой лист исключительно электронным не становится. Его можно и дальше оформлять на бумаге — а если компания выбирает электронный вариант, он готовится в установленном формате и передаётся в ГИС ЭПД. Бланк и порядок заполнения — на странице путевого листа в разделе шаблонов.

Кто обязан применять ЭПД

Обязанность привязана к участию в перевозке, а не к масштабу компании. Применять ЭПД должны:

• юридические лица;

• индивидуальные предприниматели;

• перевозчики;

• грузоотправители;

• грузополучатели;

• экспедиторы;

• поставщики и покупатели, участвующие в оформлении перевозки;

• владельцы и операторы складов;

• организации общественного питания, если они выступают участниками перевозки.

Применение УСН, патента, АУСН или освобождение от НДС от оформления обязательных перевозочных документов не освобождает. Это важно проговорить отдельно: у небольших компаний часто есть ощущение, что «спецрежим = упрощённые правила по документам». К перевозочным документам это не относится вовсе.

Когда нужна электронная транспортная накладная

ЭТрН подтверждает заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом и сопровождает перевозку.

Главный критерий один — наличие договора перевозки груза. Если вы не можете сходу ответить, есть он в вашей схеме или нет, начинать надо с этого, а не с выбора оператора.

Перевозка собственным транспортом

Если организация везёт собственный товар собственным транспортом и договора перевозки нет, транспортная накладная обычно не оформляется. Пример: ООО перемещает продукты со своего центрального склада в собственное кафе на автомобиле этого же ООО. Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель — одно юридическое лицо, отдельного договора перевозки нет.

Но «накладная не нужна» не означает «документы не нужны». В такой ситуации должно быть подтверждено:

• происхождение товара;

• внутреннее перемещение;

• отпуск товара со склада;

• передача товара ответственному лицу;

• маршрут и цель поездки;

• законность использования автомобиля;

• полномочия и трудовые отношения с водителем.

Подойдут накладная на внутреннее перемещение, УПД, товарная накладная, путевой лист и внутреннее задание на перевозку.

Когда при собственном товаре ЭТрН всё-таки потребуется

Как только для перевозки собственного товара привлекается сторонний перевозчик, появляется договор перевозки — и вместе с ним обязанность оформить ЭТрН.

Последняя строка касается всех, у кого бизнес разложен на несколько юрлиц. Наличие группы компаний не делает перевозку внутренней: каждое ООО и каждый ИП — самостоятельные лица, и перевозка товара между ними вполне может требовать ЭТрН.

Когда бумажная накладная всё ещё допустима

Перечень исключений для автомобильных перевозок установлен приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262 — он действует с 1 сентября 2026 года по 1 сентября 2032 года. Для железнодорожных, авиационных и экспедиторских документов предусмотрены отдельные акты.

Каждое исключение нужно подтверждать документами. Чего в перечне нет — так это «не успели подключиться к оператору» и «нам неудобно работать в электронном виде». Эти два основания не работают, хотя именно на них многие рассчитывают.

Как устроена ГИС ЭПД и зачем нужен оператор

ГИС ЭПД — государственная информационная система, куда поступают электронные перевозочные документы. Напрямую компания в неё ничего не отправляет: обмен идёт через аккредитованного оператора ИС ЭПД.

Цепочка выглядит так:

1. Компания создаёт ЭПД в системе оператора.

2. Уполномоченный сотрудник подписывает документ электронной подписью.

3. Оператор ИС ЭПД принимает документ.

4. Оператор передаёт сведения в ГИС ЭПД и одновременно — документ контрагенту.

Оператор отвечает за создание документов в установленном формате, проверку обязательных реквизитов, подписание, передачу другим участникам, отправку сведений в ГИС ЭПД, хранение истории действий, исправление и аннулирование документов.

Как выбрать оператора ИС ЭПД

Официальный перечень операторов размещён на сайте Минтранса России — реестр операторов ИС ЭПД. Работать можно только с оператором из этого реестра.

Роуминг и мобильное приложение для водителя — те два пункта, которые обычно вспоминают уже после подключения. Первый определяет, сможете ли вы вообще обмениваться документами с половиной контрагентов, второй — подпишет ли водитель приёмку, стоя у ворот склада.

Какие электронные подписи потребуются

Подпись зависит от роли участника и конкретного титула документа.

Не каждому водителю обязательно покупать квалифицированную подпись: для отдельных действий подойдёт простая или усиленная неквалифицированная. Конкретную схему согласуйте с оператором — у разных операторов технические решения различаются.

Машиночитаемая доверенность: кому и на что

Если документ от имени организации подписывает не руководитель, а работник или иной представитель, ему, как правило, нужна машиночитаемая доверенность — МЧД. Для работы понадобятся:

1. Личная электронная подпись сотрудника.

2. МЧД от организации.

3. Полномочия на подписание конкретных документов.

4. Учётная запись у оператора ИС ЭПД.

5. Правильно назначенная роль в информационной системе.

В МЧД нужно прописать конкретные полномочия: создание, подписание, исправление или аннулирование ЭТрН, заявки, заказа либо экспедиторского документа. Общая формулировка «представлять интересы организации» здесь не спасает.

Можно ли передать сотруднику подпись директора

Нет. Ключ электронной подписи директора и пароль от него нельзя передавать диспетчеру, бухгалтеру, водителю или кому бы то ни было ещё. Если сотрудник фактически оформляет документы подписью директора:

• документ может быть оспорен;

• невозможно установить фактического подписанта;

• директор отвечает за документы, которых не видел;

• нарушаются правила использования электронной подписи;

• появляется риск несанкционированных операций;

• после увольнения сотрудник может сохранить доступ к системе.

Правильный порядок один: каждому уполномоченному работнику — личная подпись, МЧД и ровно те права, которые нужны для его работы.

Почему ЭПД — это ещё и кадровый вопрос

Вот часть, которую при подготовке к переходу пропускают чаще всего, а стоит она дороже подключения к оператору.

Электронные перевозочные документы содержат сведения об участниках перевозки, водителях, автомобилях, подписантах, грузоотправителях и грузополучателях. Фиксируются даты и время погрузки, перевозки и приёмки груза. Эти сведения поступают в государственную информационную систему и могут предоставляться госорганам в пределах их полномочий.

То есть перевозка становится машиночитаемой. ФНС может сопоставить данные из ЭПД с расчётами по страховым взносам, 6-НДФЛ, РСВ, сведениями ЕФС-1, данными о численности, выплатами физлицам, договорами с ИП и самозанятыми, кассовыми операциями, банковскими выписками и сведениями контрагентов.

Рискованная картина выглядит так: в ЭПД из месяца в месяц указаны одни и те же водители, диспетчеры и кладовщики, а организация при этом не оформила с ними трудовые договоры, не подала ЕФС-1, не начисляет зарплату, не удерживает НДФЛ, не платит взносы, не имеет договоров с подрядчиками — и при этом выдала этим физлицам МЧД как своим представителям.

Справедливости ради: электронная подпись в ЭПД сама по себе не доказывает трудовые отношения. Человек может быть сотрудником перевозчика, склада или другого подрядчика. Но компания должна уметь документально показать, на каком основании он участвует в операции. Раньше этот вопрос задавали редко и по итогам выездной проверки — теперь данные лежат в системе.

До подключения к ГИС ЭПД имеет смысл составить список всех физлиц, которые будут участвовать в перевозке и оформлении документов: водители, экспедиторы, диспетчеры, логисты, кладовщики, работники, отпускающие и принимающие товар, медработники, контролёры технического состояния. И по каждому проверить:

Последняя строка — отдельная и недооценённая: отозвать МЧД и доступ к системе оператора при увольнении так же обязательно, как забрать ключи от склада.

Когда договор с физлицом признают трудовым

Название договора не определяет характер отношений. Гражданско-правовой договор или договор с самозанятым переквалифицируют в трудовой, если человек фактически работает как штатный сотрудник.

Последствия — доначисление НДФЛ и страховых взносов, пени, штрафы и требование оформить трудовые отношения.

Работа с самозанятыми

Самозанятого можно привлекать для самостоятельной услуги или конкретного задания. Использовать статус самозанятого вместо оформления работника — нельзя. Что должна делать компания:

• проверять статус самозанятого перед каждой выплатой;

• заключить договор;

• описывать конкретный результат услуги;

• получать чек на каждую выплату;

• не устанавливать трудовой график;

• не включать исполнителя в штатное подчинение;

• не давать ему постоянную трудовую функцию;

• проверять ограничение по работе с бывшими сотрудниками.

Отдельно про последнее: выплаты бывшему работнику в течение двух лет после увольнения под налог на профессиональный доход в отношениях с бывшим работодателем не подпадают. Статус контрагента проверяется бесплатно в сервисе ФНС России — это одна минута, и её стоит тратить перед каждой выплатой, а не один раз при заключении договора.

Пошаговый план перехода

Шаг 1. Разобрать перевозки. Составьте перечень маршрутов и по каждому определите: кто собственник товара, кто заказывает перевозку, кто предоставляет автомобиль, кому он принадлежит, кто им управляет, между какими организациями перемещается товар, заключается ли договор перевозки, кто фактически отпускает и принимает груз.

Шаг 2. Определить обязательные документы. По каждой схеме установите, что требуется: ЭТрН, заказ или заявка, экспедиторская расписка, поручение экспедитору, складская расписка, путевой лист, УПД или товарная накладная, документ внутреннего перемещения.

Шаг 3. Выбрать оператора. Запросите у нескольких операторов стоимость подключения, тарифы, возможность интеграции с 1С, мобильное приложение для водителей, поддержку МЧД, порядок роуминга, тестовый доступ и условия техподдержки.

Шаг 4. Определить подписантов. Составьте матрицу ответственности — кто за что отвечает.

Шаг 5. Оформить подписи и доверенности. Каждому подписанту — личная подпись, МЧД и настроенные права доступа.

Шаг 6. Провести кадровую проверку. Сопоставьте всех людей, которые появятся в ЭПД, с трудовыми договорами, договорами подрядчиков и кадровой отчётностью.

Шаг 7. Провести тестовые перевозки. Создать документ, подписать его всеми участниками, передать контрагенту, оформить приёмку, внести исправление, проверить аннулирование, протестировать работу водителя через мобильное приложение. Пройти этот круг до первой реальной поставки — единственный способ узнать, где именно сломается.

Риски и последствия

Что привести в порядок до перехода

В тот же день, 1 сентября 2026 года, стартует ещё одна обязанность — для части продавцов, работающих с гражданами: приём оплаты цифровыми рублями. Если вы одновременно возите товар и продаёте его физлицам, проверять придётся оба списка.

Сроки кадровой и налоговой отчётности, с которой ЭПД будут сверять, — в календаре бухгалтера.