Кадровый учёт и аутсорсинг кадрового делопроизводства
(документы, которые спрашивают первыми — и которых чаще всего нет)
Оформляю приём, перевод и увольнение, держу в порядке трудовые договоры, приказы, табель и локальные акты, подаю сведения в СФР в срок. Если кадровых документов нет вовсе — сначала восстанавливаю комплект.
Кому это нужно
Аутсорсинг кадрового делопроизводства нужен там, где сотрудники уже есть, а кадровика нет: документы оформляет собственник или бухгалтер между делом. Обнаруживается это в двух ситуациях, и обе дорогие — проверка трудовой инспекции и спор с уволенным работником. В споре суд смотрит бумаги, и отсутствие приказа или подписи об ознакомлении читается не как формальность, а как отсутствие доказательства.
Обязательный набор документов у работодателя с первым же сотрудником короче, чем принято думать, но он именно обязателен: трудовой договор, приказы по кадрам, табель учёта рабочего времени, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка и документы по персональным данным работников. Плюс сведения в Социальный фонд по каждому кадровому событию.
Срок, который ломается первым
Сведения о приёме и увольнении подаются в Социальный фонд не позднее следующего рабочего дня — подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Это единственный отчёт в стране с таким сроком, и именно он опаздывает чаще всего: человека взяли в пятницу, а вспомнили о фонде в понедельник. Прочие кадровые мероприятия и стаж идут по обычному календарю, до 25-го числа.
С 30 декабря 2025 года действует новая форма ЕФС-1 — приказ Социального фонда от 17.11.2025 № 1462; прежний приказ № 2281 силу утратил. Изменения в подразделах мелкие, но заполняется форма по новым правилам, и отчёт по старому шаблону фонд не примет. Держать это в голове, ведя кадры между делом, невозможно — поэтому такие участки и отдают.
Что входит
Кадры и зарплата стыкуются через табель и приказы, поэтому чаще их берут вместе. Расчёт зарплаты описан отдельной страницей.
- Приём на работуТрудовой договор, приказ, ознакомление с локальными актами под подпись
- Переводы и изменение условийДополнительные соглашения и приказы: изменение должно быть оформлено, а не сложиться на словах
- УвольнениеОснование, приказ, документы на руки и расчёт в последний рабочий день
- Трудовые договоры под ваши условияСменный график, разъездной характер, дистанционная работа, испытательный срок, совместительство
- Локальные нормативные актыПВТР, положение об оплате труда и премировании, документы по персональным данным работников
- Табель и графикиТабель учёта рабочего времени, график отпусков, график сменности
- Отпуска, больничные, командировкиЗаявления, приказы, уведомления о начале отпуска, командировочные документы
- Сведения в Социальный фондЕФС-1: подраздел 1.1 — на следующий рабочий день после приёма или увольнения
- Воинский учётДля организаций: постановка учёта, карточки и сведения по запросу военкомата
- Договоры подряда и самозанятыеПроверка на признаки трудовых отношений — переквалифицировать договор может и ФНС, и суд
С чем обращаются
Люди работают, а трудовых договоров нет
Оформляю отношения и показываю, чем именно рискует работодатель
Уволенный сотрудник пошёл в трудовую инспекцию
Собираю документы по нему и говорю, где позиция слабая
Взяли человека и забыли про отчёт в фонд
Беру срок на себя: сведения уходят на следующий рабочий день
Кадры вёл бухгалтер, который уволился
Принимаю папки, проверяю комплектность и восстанавливаю, чего нет
Считаю по штату и по тому, как часто в нём происходят изменения: десять человек со стабильным составом — это меньше работы, чем пять с сезонной сменой. Восстановление кадровых документов за прошлые периоды считается отдельно, после того как я посмотрю, чего не хватает. Если я веду учёт и зарплату, кадровое делопроизводство обычно входит в общую цену сопровождения.
Как строится работа
- 01
Инвентаризация
Смотрю, какие документы есть по каждому сотруднику, и составляю список пробелов
- 02
Приведение в порядок
Дооформляю то, что можно оформить сейчас, и называю риск по тому, что уже нельзя
- 03
Текущее ведение
Приём, переводы, отпуска, увольнения — документы готовы к дате события, а не после
- 04
Сроки в фонд
ЕФС-1 по кадровым событиям и стажу, воинский учёт, ответы на запросы
Частые вопросы
Сколько стоит аутсорсинг кадрового делопроизводства?
Стоимость считается по числу сотрудников и по тому, насколько часто меняется состав: постоянный штат из десяти человек обходится дешевле, чем пять человек с сезонной сменой. Отдельно оценивается восстановление документов за прошлые периоды — сначала я смотрю, чего не хватает, и только потом называю сумму. Если я веду и учёт, и зарплату, кадры чаще всего входят в цену сопровождения.
У меня три сотрудника — кадровый учёт всё равно нужен?
Обязанность оформлять трудовые отношения от численности не зависит: договор, приказы и табель нужны и при одном работнике. Но у микропредприятий есть законное упрощение — статья 309.2 Трудового кодекса позволяет полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, если их условия перенесены в трудовой договор по типовой форме, утверждённой Правительством. Это законный способ сократить бумаги, а не повод не оформлять людей.
Что грозит, если кадровых документов нет?
Ответственность за нарушение трудового законодательства предусмотрена статьёй 5.27 КоАП РФ, и самый дорогой её состав — как раз уклонение от оформления трудового договора или подмена его гражданско-правовым. Но чаще дороже обходится не штраф, а спор с работником: без приказов, табеля и подписей об ознакомлении работодателю нечем подтвердить свою версию событий, и суд встаёт на сторону работника.
Вы возьмёте кадры, если зарплату считает другой бухгалтер?
Да. Важно только договориться о стыке: табель, приказы и заявления — это исходные данные для расчёта зарплаты, и они должны попадать к тому, кто считает, в срок. Обычно я передаю их сама, с фиксированной датой. Если участок один и тот же ведут двое, договорённость о датах и есть та часть работы, которую нельзя пропустить.
Кадровые документы можно вести в электронном виде?
Да, электронный документооборот с работниками разрешён, но у него свои требования: нужен приказ о переходе, согласие работника и информационная система, которая фиксирует подписи. Часть документов при этом всё равно остаётся на бумаге. Если у вас пять человек и вы не готовы платить за систему, честный ответ — оставаться на бумаге, а порядок держать в комплектности папок, а не в форме подписи.
Посчитаю стоимость по вашим параметрам
Расскажите про форму бизнеса, режим и объём документов — назову фиксированную цену на месяц и скажу, что стоит проверить в первую очередь.