УПД: бланк 2026 года
(один документ вместо накладной, акта и счёта-фактуры)
УПД — универсальный передаточный документ: заменяет накладную или акт и счёт-фактуру одним бланком. Форму рекомендовала ФНС письмом от 21 октября 2013 года, применять её не обязательно — но удобно.
Универсальный передаточный документ (УПД)
Оба файла — с сайта ФНС, в том виде, в каком служба их опубликовала в 2013 году. Ставки НДС в бланке с тех пор изменились, поэтому графу «Налоговая ставка» заполняйте по действующим ставкам, а не по примеру из файла.
Источник: nalog.gov.ru — письмо ФНС с рекомендуемой формой · сверено 16 августа 2026 года
Что такое УПД и зачем он нужен
УПД — это первичный документ, собранный на основе счёта-фактуры. Вместо двух бумаг на одну отгрузку — накладной и счёта-фактуры — оформляется одна: меньше подписей, меньше расхождений, меньше поводов для спора при проверке.
Применять его вправе и организации, и предприниматели на любом режиме, в том числе упрощенцы, которые стали плательщиками НДС.
Статус «1» и статус «2» — главное поле бланка
В левом верхнем углу стоит статус. «1» означает, что документ работает и как счёт-фактура, и как первичный документ. «2» — только как первичный: тогда реквизиты счёта-фактуры не заполняются и вычет по такому документу заявить нельзя.
Отсюда самая дорогая ошибка в УПД: поставили статус «1», а графы со ставкой и суммой НДС не заполнили. Документ остаётся накладной, покупатель теряет вычет — и узнаёт об этом уже на камеральной проверке.
Что должно быть в документе
- Статус документа«1» — счёт-фактура и первичный документ, «2» — только первичный
- Номер и датаПорядковый номер и дата составления
- СтороныНаименование, адрес, ИНН и КПП продавца и покупателя
- Грузоотправитель и грузополучательЕсли отличаются от продавца и покупателя
- Товарная частьНаименование, единица измерения, количество, цена, стоимость без налога
- НДССтавка и сумма налога, стоимость с налогом — обязательны при статусе «1»
- ПрослеживаемостьРегистрационный номер декларации на товары или партии — для прослеживаемых товаров
- Строка 3а и дата полученияДаты отгрузки и приёмки — они подтверждают момент передачи
- ПодписиОтветственные за оформление с обеих сторон; при статусе «1» — ещё и подписи за счёт-фактуру
Срок и ответственность
При статусе «1» УПД выставляется не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки, выполнения работ, оказания услуг или получения аванса. При статусе «2» отдельного срока нет: документ составляется в момент операции, а если это невозможно — сразу после её окончания.
п. 3 ст. 168 НК РФ; ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
Отсутствие первичных документов и счетов-фактур — грубое нарушение правил учёта: 10 000 ₽ за нарушение в течение одного налогового периода, 30 000 ₽ — если периодов больше одного.
п. 1 и 2 ст. 120 НК РФ
Если нарушение привело к занижению налоговой базы — 20 % от неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽.
п. 3 ст. 120 НК РФ
Считать сроки и следить за штрафами — не работа собственника.
Где чаще всего ошибаются
Ошибки в этом документе редко видны сразу — они всплывают на проверке или при споре с контрагентом, когда исправить уже нельзя.
Статус «1», но реквизиты счёта-фактуры не заполнены
Документ работает только как первичный — покупателю откажут в вычете НДС
Взяли бланк 2013 года и оставили старую ставку налога
В графе стоит ставка, которой уже нет: спор с контрагентом и риск доначисления
Отправляют по ЭДО в формате 5.02
С 1 апреля 2025 года обязателен формат 5.03 — оператор или получатель документ не примет
Не заполнили даты отгрузки и получения
Нечем подтвердить момент передачи товара — вопросы к периоду признания расхода
Частые вопросы
Где скачать бланк УПД?
На этой странице: файл приложения № 1 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ в Word, прямо с сайта налоговой службы. Ставки НДС в шапке заполняются по действующим — сам бланк с 2013 года не переиздавался.
Обязательно ли применять УПД?
Нет. Форма рекомендованная: можно работать по-старому — накладная или акт отдельно, счёт-фактура отдельно. Форму первичных документов организация утверждает сама, поэтому применяемый вариант стоит закрепить в учётной политике.
Чем отличаются статусы «1» и «2» в УПД?
Статус «1» — документ одновременно счёт-фактура и первичный документ, по нему покупатель заявляет вычет НДС. Статус «2» — только первичный документ, без функции счёта-фактуры: его используют неплательщики НДС или когда счёт-фактура выставляется отдельно.
Можно ли выставить УПД на аванс?
Нет. На предоплату оформляется авансовый счёт-фактура: УПД подтверждает передачу товара или результата работ, а при авансе передачи ещё не было. Это частая путаница у тех, кто перевёл весь документооборот на УПД.
Заменяет ли УПД товарно-транспортную накладную?
Нет. УПД закрывает передачу товара между продавцом и покупателем, а транспортная накладная — перевозку. Если груз везёт перевозчик, нужны оба документа: они подтверждают разные факты.
Заполню и сдам за вас
Бланк — это полдела: ошибку в нём видно только на проверке. Веду учёт и отчётность целиком, с фиксированной ценой на месяц. Первая консультация бесплатна — можно просто показать документ и спросить, всё ли в порядке.