Штатное расписание: бланк на 2026 год
(форма добровольная, а сам документ Роструд считает обязательным — даже для микропредприятий)
Штатное расписание — документ, где закреплены структура, должности, количество ставок и оклады. Унифицированная форма Т-3 с 2013 года необязательна, но само расписание нужно иметь: должность в трудовом договоре указывается именно по нему.
Штатное расписание, унифицированная форма № Т-3
Бланк свёрстан нами по форме Т-3: постановление Госкомстата 2004 года по заключению Минюста не нуждалось в регистрации и на портал правовой информации не попало, поэтому официального файла формы в открытом доступе нет.
Источник: minfin.gov.ru — разъяснение о необязательности унифицированных форм · сверено 16 августа 2026 года
Зачем оно нужно на самом деле
Штатное расписание связывает трудовой договор с реальностью: трудовая функция работника определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Если в договоре должность или оклад одни, а в расписании другие, это расхождение находят при первой же трудовой проверке.
Второй сценарий, где документ решает всё, — сокращение: без утверждённого расписания «до» и «после» доказать, что должность действительно сокращена, практически невозможно.
Микропредприятия тоже не освобождены
Малым компаниям разрешено отказаться от локальных нормативных актов и перенести их условия в трудовой договор. На штатное расписание это послабление не распространяется — Роструд отвечает на это прямо: утверждать его обязаны и микропредприятия.
Зато форму можно делать любую: добавить грейды, убрать лишние графы, вести по подразделениям. Главное — утвердить приказом руководителя и указать дату введения в действие.
Что должно быть в документе
- Наименование организацииИ код по ОКПО
- Номер и дата документаПлюс дата, с которой расписание вводится в действие
- Штатная численностьОбщее количество единиц — указывается в приказе об утверждении
- Структурное подразделениеНаименование и код, если структура разделена
- ДолжностьНаименование должности, специальности, профессии с квалификацией
- Количество штатных единицПо каждой должности, допускаются дробные значения
- Оклад и надбавкиТарифная ставка в рублях и надбавки, если они есть
- ИтогоМесячный фонд по каждой строке и по документу в целом
- ПодписиГлавный бухгалтер и кадровая служба; гриф утверждения со ссылкой на приказ
Срок и ответственность
В государственные органы не сдаётся и срока сдачи не имеет. Утверждается приказом руководителя до даты, с которой вводится в действие, и переутверждается при вводе или сокращении должностей и изменении окладов. Каждый трудовой договор должен соответствовать расписанию, действующему на дату его заключения.
ст. 15 и 57 ТК РФ
Нарушение трудового законодательства — в том числе расхождение должности или оклада в трудовом договоре со штатным расписанием — предупреждение или штраф: на должностных лиц и предпринимателей от 1 000 до 5 000 ₽, на организацию от 30 000 до 50 000 ₽.
ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
Считать сроки и следить за штрафами — не работа собственника.
Где чаще всего ошибаются
Ошибки в этом документе редко видны сразу — они всплывают на проверке или при споре с контрагентом, когда исправить уже нельзя.
Оклад в трудовом договоре не совпадает с расписанием
Нарушение трудового законодательства и проигрышная позиция в споре с работником
Микропредприятие не утверждает расписание вовсе
Право отказаться от локальных актов на штатное расписание не распространяется
Меняют расписание задним числом, без приказа
Документ без грифа утверждения формально не действует — ни для проверки, ни для суда
Боятся отойти от формы Т-3 и вписывают структуру «как получится»
Форма добровольная: удобнее один раз перестроить бланк под свою структуру
Частые вопросы
Обязательно ли штатное расписание?
Сам документ — да: Роструд исходит из того, что он обязателен для всех работодателей, включая микропредприятия, поскольку трудовая функция в договоре определяется по должности в соответствии со штатным расписанием. Обязательно именно наличие документа, а не применение формы Т-3.
Можно ли не использовать форму Т-3?
Да. С 2013 года формы первичных документов утверждает руководитель организации. Свой бланк законен, если в нём есть подразделения, должности, количество единиц, оклады и дата введения в действие. Применяемую форму стоит закрепить приказом.
Как часто нужно менять штатное расписание?
По необходимости — при введении или сокращении должностей, изменении окладов, переименовании подразделений. Обычно утверждают новое расписание на год, а в течение года вносят изменения приказом. Плановая дата ни законом, ни Рострудом не установлена.
Нужно ли штатное расписание индивидуальному предпринимателю?
Если у предпринимателя есть работники, к нему применяются те же требования трудового законодательства, что и к организациям: должность в трудовом договоре должна на чём-то основываться. Предпринимателю без работников документ не нужен.
Указывать ли в расписании вакантные должности?
Да, штатное расписание отражает структуру, а не фактически занятые места: вакансии в нём остаются. Именно по нему потом видно, была ли у компании возможность предложить сотруднику другую работу при сокращении.
Заполню и сдам за вас
Бланк — это полдела: ошибку в нём видно только на проверке. Веду учёт и отчётность целиком, с фиксированной ценой на месяц. Первая консультация бесплатна — можно просто показать документ и спросить, всё ли в порядке.